Wer Tagungen, Seminare, Konferenzen oder andere große Veranstaltungen planen möchte, braucht erfahrene Partner an seiner Seite. Denn um ein geeignetes Tagungshotel in Bremen zu finden, gilt es, vorab die wichtigsten Fragen zu klären.
Ein Tagungshotel sollte auf Veranstaltungen aller Art ausgerichtet sein. Denn ob 30 oder 300 Gäste – wichtig ist vor allem eines: eine optimale Planung. Wie viele Personen nehmen teil? Wie gut ist das Hotel erreichbar? Welcher Standard ist gewünscht? Welche Technik wird für die Tagung beziehungsweise die Veranstaltung benötigt?
Tagungshotel Bremen: Profis in Sachen Organisation
Die Dorint Hotels in Bremen stehen Veranstaltern einer Tagung mit fachkundigem Rat und umfangreichem Service zur Seite. „Jedes der drei Häuser ist als Tagungsstandort geeignet“, sagt Sales Managerin Saskia Demmer. „Alle verfügen über große Veranstaltungsflächen plus Foyers für Ausstellungen und Kaffeepausen.“ Neben einer Tagung ist auch jede andere Art von Veranstaltung möglich: vom Kongress über ein Meeting bis zu Incentives, also besonderen Events für Mitarbeiter.
Die Veranstaltungsplaner profitieren von der Erfahrung eines Tagungshotels. Schließlich wissen die Hotels, worauf hierbei zu achten ist. Für jede Veranstaltung stellen die Dorint Hotels in Bremen einen Hauptansprechpartner. Dieser steht jederzeit für Fragen zur Verfügung. Im Hintergrund unterstützt ihn das gesamte Team des Hotels. Dieses Team von Spezialisten arbeitet daran, die Tagung zur vollen Zufriedenheit der Gäste zu organisieren. Dabei geht es nicht nach Schema F, sondern ganz nach den Wünschen des Veranstalters. „Alle Details kann man mit den Planern individuell abstimmen“, versichert Saskia Demmer.
Wie ist der Zeitplan für die Planung einer Tagung?
Das Datum vieler Tagungen steht bereits weit im Voraus fest, manche dagegen werden recht spontan ausgerichtet. Vieles muss dabei bedacht werden: von der Einladung über die technische Ausstattung bis hin zum Catering. Auch manche Termine im Bremer Veranstaltungsjahr müssen beachtet werden. Sales Managerin Saskia Demmer gibt Tipps, wann Organisatoren was angehen sollten.
Wie plane ich eine Tagung?
- Wann soll ich die erste Terminanfrage stellen?
„Um sicherzugehen, sollte rechtzeitig geplant werden, um freie Kapazitäten zu nutzen. Details können dann im späteren Verlauf besprochen werden.“ - Wann soll ich die Teilnehmer einladen?
„Sobald das Datum im Hotel fixiert ist und alle Verträge unterschrieben wurden, kann eingeladen werden. Dabei gilt: Je früher, desto besser. Denn so können die Teilnehmer den Termin dementsprechend freihalten.“ - Falls Teilnehmer auch im Tagungshotel in Bremen übernachten: Wann soll ich Räume buchen?
„Die Verfügbarkeit von Zimmern kann im Verlauf des Jahres sehr schwanken. Daher sollten Übernachtungszimmer möglichst gleich gemeinsam mit den Veranstaltungsräumen gebucht werden.“ - Wann soll ich Catering beziehungsweise Verpflegung bestellen?
„Die Küchenchefs benötigen etwa vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn eine genaue Speisenauswahl. Sie müssen beispielsweise wissen, ob ein Menü oder Buffet gewünscht ist. Damit können sie dann perfekt planen.“ - Wann soll ich Wünsche für die technische Ausstattung durchgeben?
„Da die Hotels mit einer externen Technikfirma arbeiten, sollten Wünsche außer der Reihe bereits im Vorfeld besprochen werden. Standardtechnik, wie beispielsweise Beamer und Leinwand, sind in den Hotels verfügbar.“ - Wann soll der genaue Zeitplan für die Tagung stehen?
„Zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn sollte der gesamte Tagungsablauf feststehen. Auf diese Weise können die Hotels Personal, Ablauf und Verpflegung einplanen.“
Tagungen im Dorint City-Hotel Bremen
In diesem Bremer Hotel stehen insgesamt acht Veranstaltungsräume mit einer Größe von 35 bis 1200 Quadratmetern Fläche sowie ein großes Foyer zur Verfügung. Damit bieten die Räumlichkeiten Platz für bis zu 1000 Personen. Alle Räume haben Tageslicht und eine moderne Ausstattung. Außerdem sind sie klimatisiert und teilweise flexibel kombinierbar.
Tagen im Essential by Dorint in Bremen-Vahr
Sechs Veranstaltungs- und Tagungsräume bieten in diesem Haus im Stadtteil Bremen-Vahr genügend Platz, um eine maximale Anzahl von 340 Personen unterzubringen. Die vier Tagungsräume im Erdgeschoss des Hotels können zudem zu einer Gesamtfläche von rund 385 Quadratmetern kombiniert werden. Somit gibt es ausreichend Raum für große Konferenzen oder Veranstaltungen.
Tagungen im Parkhotel Bremen
Der Veranstaltungsbereich des Bremer Luxushotels wurde Anfang 2017 komplett renoviert. Einige Räume bieten direkten Zugang zur Außenterrasse mit Blick auf den Hollersee – einmalig in Bremen. Sechs Veranstaltungsräume von 11 bis 420 Quadratmetern erlauben Veranstaltungen für bis zu 440 Personen. Im Parkhotel befinden sich alle Räume auf einer Ebene, im Erdgeschoss. Sie sind zudem klimatisiert und teils kombinierbar. Das Ambiente besticht mit hohen Decken und bodentiefen Fenstern.
