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Business Intelligence im Reporting

Vom Berichtswesen zum digitalen Controlling

Daten sammeln, aufbereiten, plausibilisieren, verteilen und präsentieren: Das gehört zu den täglichen Aufgaben eines Controllers – und wird auch heute noch häufig manuell erledigt.

Gefragt sind beim Reporting nicht nur detaillierte Tagesauswertungen, monatliche Reports oder Jahresabschlüsse. Hinzu kommen oft auch spontane Adhoc-Analysen für die Geschäftsführung und stetig neue Anfragen aus den Fachbereichen.
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Gefragt sind beim Reporting nicht nur detaillierte Tagesauswertungen, monatliche Reports oder Jahresabschlüsse. Hinzu kommen zum Beispiel oft auch spontane Adhoc-Analysen für die Geschäftsführung und stetig neue Anfragen aus den Fachbereichen. Das Anpassen und Hinzufügen von neuen Artikeln oder Produktgruppen muss häufig noch nebenbei passieren.

Man braucht nicht viel Fantasie, um sich vorzustellen, dass es unendlich zeitintensiv ist, all die benötigten Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen (ERP, CRM, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung u.a.) zusammenzuführen und entsprechend aufzubereiten. Das ist ein aufwendiger, mehrtägiger und fehleranfälliger Prozess. Gleichzeitig wird dabei immer mehr Geschwindigkeit und Aktualität des Berichtswesens gefordert.

Vom Datensammler zum Daten-Navigator

Hinzu kommt, dass sich die Rolle des Controllers im Zuge der digitalen Transformation erheblich wandelt. Sie nehmen inzwischen immer mehr die Position der „Daten-Navigatoren“ und der Steuermänner ein und agieren damit häufig als Business-Partner innerhalb des Unternehmens. Controller statten das Management, die Abteilungsleiter und Fachbereiche mit dem aktuellsten Berichtswesen aus und zeigen die Zahlen und Daten aussagekräftig auf. Es gilt schließlich, die Entwicklung der Zahlen im Blick zu haben, sie richtig interpretieren zu können und die entsprechenden Personen mit diesen wichtigen Informationen zu beliefern.

Um sich ein Stück weit in diesem Prozess zu behelfen, greifen viele Controller und Unternehmen auf Excel zurück. Doch auch diese Lösung kommt an ihre Grenzen. Eine häufige Herausforderung sind die vielen unterschiedlichen Versionen, die Kapazität der Datensätze, oder die Fehleranfälligkeit: Kleine Anpassungen ziehen oft einen hohen manuellen Aufwand nach sich.

Tagesaktuelles Berichtswesen stützt Entscheidungen

Daraus ergibt sich daher ein weiteres Problem: die „Nicht-Aktualität“ der Daten. Es ist schlichtweg nicht möglich bei diesen umfangreichen, manuellen Tätigkeiten, tagesaktuelle, oder sogar minutengenaue Zahlen und Auswertungen zu liefern. Oft dauert es Tage und Wochen, um einen klaren Blick in den Rückspiegel zu erhalten. Zeitnah einen Status zu erhalten, kann aber Risiken minimieren und Entscheidungen beschleunigen, insbesondere bei den sich stetig wandelnden Märkten.

Um das Controlling von der vorgeschalteten Datensammelei und der zeitintensiven Aufbereitung zu befreien, kommen heute immer häufiger Business-Intelligence-Systeme zum Einsatz. Sie unterstützen den Controller und verschaffen ihm Zeit für seine immer wichtiger werdende Rolle als „Steuermann“. Schließlich nimmt die Komplexität der Berichte stetig zu: Jeder Fachbereich hat eigene Anforderungen an das Reporting und möchte diese gerne umgesetzt sehen. Es zählen nicht nur der Umsatz und die Finanzkennzahlen, auch verkaufte Produkte, die Lagerbestände-, Maschinen- und Anlagenauslastung, Kunden- und Sortimentsanalysen u.a.

Hier bietet Business Intelligence einen erheblichen Vorteil:

  • Kennzahlen stehen täglich aktuell, untertägig oder sogar in Echtzeit bereit
  • Standardberichte werden automatisch auf Basis aktueller Daten befüllt
  • Daten können auf Wunsch immer und überall abgerufen werden: web- und mobile-fähig
  • zeitlich gesteuerte, automatische Verteilung der Berichte
  • Adhoc-Analysen können – wenn gewünscht – via Self-Service-Funktionalität von den Fragenden selbst durchgeführt oder sehr schnell durch das Controlling bereitgestellt werden
  • Anpassungen können ohne großen manuellen Aufwand erledigt werden
  • Keine Versionierungs- und Konsistenzprobleme: Jeder greift auf dieselben Daten zu, jeder spricht über dieselbe Daten-Grundlage
  • Erste Plausibilisierung durch Business-Logik sowie entsprechende Hinweissystematik (Alerts)
  • Andere Blickwinkel oder Szenarien können kurzfristig gegenübergestellt werden

xax: technologieübergreifende Business-Intelligence-Beratung und -Umsetzung

Die in der Nähe der Bremer Universität ansässige xax GmbH ist seit 1998 spezialisiert auf maßgeschneiderte Business-Intelligence-Lösungen für mittelständische Firmen und Konzerne. Das Besondere: Die BI- und Controllingexperten von xax beraten technologieübergreifend ausschließlich im Interesse ihrer Kunden. Dabei ist die xax GmbH zertifizierter Partner von diversen renommierten Softwareanbietern.

Zu den zertifizierten Software-Partnern gehören:

  • Infor: BI, d/EPM (ehem. MIS Alea), Birst
  • BOARD: BOARD
  • LucaNet: Planner, Financial Consolidation
  • Qlik: QlikView, Qlik Sense
  • IBM: Cognos BI, Cognos Express, TM1
  • Microsoft: SQL Server, SSAS, SSRS, DWH
  • Theobald Software: SAP Datenextraktion, ETL, Xtract IS, Xtract QV