Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen viele Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Kleine und mittelständische Unternehmen haben meist nicht das Know-how, um die Firmen-IT sicher aufzustellen. „Um zum Beispiel die richtigen Patches einzuspielen, ein Backup -Management zu haben oder einen Server mit virtuellen Arbeitsplätzen einzurichten, ist es sinnvoll, einen externen IT Dienstleister zu beauftragen“, sagt Fachmann Torsten Rohlfs. Mit seiner Firma TRi – IT Service GmbH leistet er seit mehr als 15 Jahren IT Betreuung – Bremen und Umgebung ist dabei das Einsatzgebiet seines Teams. Per Remote-Wartung betreuen sie auch Unternehmenskunden deutschlandweit.
IT Betreuung: Aufgaben starten bei der Hardware
Die Betreuung kann schon mit der Hardware anfangen. „Wir gestalten für unsere Kunden die gesamte IT-Infrastruktur vom Office-PC für den einzelnen Arbeitsplatz bis zur Serverlösung mit dem Einrichten eines Firmennetzwerks und Thin Client-Lösungen“, beschreibt Torsten Rohlfs von der TRi IT Betreuung Bremen.
Die Profis tragen dafür Sorge, dass die Technik sauber installiert ist und zukunftssichere Leistungsreserven für neue Software aufweist. Laptop, Tablet und Smartphone für das mobile Arbeiten gehören ebenso zu der Firmenausstattung, die der IT Dienstleister für Unternehmen zusammenstellt und sicher mit dem Server verbindet. Denn hybrides Arbeiten im Büro und Homeoffice – oder unterwegs – gehört zum modernen, digitalen Arbeitsalltag dazu.
Was ist Managed Service in der IT Betreuung?
Die Software – von EDV-Lösungen wie Microsoft 365 bis hin zur Servereinrichtung – wird durch die Fachleute so eingespielt, dass alle Arbeitsplätze mit optimalen Funktionen ausgestattet sind. Der sogenannte Managed Service spielt anschließend eine wichtige Rolle. Der Begriff beschreibt eine regelmäßige IT Betreuung für Firmenkunden, deren Umfang in einem Betreuungsvertrag oder Service-Level-Agreement genau festgelegt wird. Die Wartung durch den externen Dienstleister erfolgt dann ständig.
Für den Businesskunden hat das klare Vorteile:
- Sehr gute Planbarkeit
- Kostentransparenz
- Hohe Servicequalität
- Ausfallsichere IT
- Fokussierung auf das Kerngeschäft
Wenn die Profis der IT in der Nähe des Unternehmensstandortes ansässig ist, ist das doppelt wertvoll. Zwar funktioniert Software-Wartung perfekt auch aus der Ferne im Remote-Modus. Das ist besonders praktisch, wenn zum Beispiel die Festpatte voll ist und keine E-Mails mehr empfangen werden können. Aber defekte Hardware muss schnell ausgetauscht werden. Wenn dann die IT Betreuung in Bremen oder umzu ansässig ist, kann der Ausfall der Technik schnell behoben werden.
Wozu dienen Updates und Backups?
Nicht nur kontinuierlich, sondern auch proaktiv und präventiv arbeiten Dienstleister daran, dass die IT stets auf dem neusten Stand ist. „Die Welt der Informationstechnologie ist schnelllebig und entwickelt sich rasant weiter“, erklärt Torsten Rohlfs von der TRi IT Betreuung Bremen. Mit der einmaligen Installation einer Software ist es also nicht getan, wenn alles zuverlässig arbeiten soll. Zur kontinuierlichen IT Betreuung gehören darum unter anderem ein Update- und Backup-Management.
„Mit Updates verbessern die Softwarehersteller die Funktionalität und schließen zugleich Sicherheitslücken, die durch neue Computerviren oder Hackerangriffe ausgenutzt werden können“, schildert Torsten Rohlfs von der Bremer IT Betreuung. Zum Teil handelt es sich also um sicherheitskritische Updates, zum Teil um Patches, die Funktionsprobleme in den Programmen beheben oder diese noch leistungsfähiger machen. Bei einem Patchmanagement wird die Software gezielt und zeitnah aktualisiert.
Ebenso gewährleisten die Profis ein Backupmanagement, durch das die Unternehmen gegen Datenverluste geschützt sind. Regelmäßige Backups sorgen dafür, dass Dateien und Datenbanken bei einem Systemabsturz oder Hackerangriff nicht verloren gehen. Die Daten werden dabei verschlüsselt gespeichert, sind vor unerwünschtem Zugriff sicher und können im Fall der Fälle wieder hergestellt werden.
Schutz gegen Computer-Viren und Hacker
Die Schäden, die Schadsoftware und Hackerangriffe bei Firmen verursachen, können von einigen Tausend Euro bis in die Millionen gehen. Das gilt auch für Bremen, wo die Polizei allein von 2021 bis 2023 mehr als 4300 entsprechende Meldungen verzeichnet hat. Das Landeskriminalamt Bremen hat eine Zentrale Ansprechstelle Cybercrime eingerichtet.
Eine wirksame Sicherheitsstrategie gegen Cyberbedrohungen gehört also zur professionellen IT Betreuung in Bremen dazu. „Vorsorge ist besser als Nachsorge“, hält Torsten Rohlfs fest. „Wir prüfen darum die IT unserer Businesskunden auf Schwachstellen und Sicherheitslücken.“
Zum Service gehören unter anderem:
- Warnungen bei Sicherheitsrisiken
- Verzeichnen unbefugter Systemzugriffe
- Managed Antivirus-Service mit kontinuierlichen Updates und Statusberichten
- Individuelle managed Firewall-Lösung mit Spam-Filter und Zugriffsregeln für Beschäftigte.
DSGVO – Bußgelder drohen
Übrigens drohen bei einem Hackerangriff ebenfalls Compliance-Probleme und Bußgelder, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind. Laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, organisatorische und technische Maßnahmen zu ergreifen, um sensible Daten zu schützen. „Viele kleinere und mittelständische Unternehmen benötigen Beratung, um die Vorschriften der DSGVO umzusetzen“, schildert Torsten Rohlfs von der IT Betreuung Bremen.
„Die Firmen sind darüber hinaus verpflichtet, ihren Schriftverkehr per E-Mail revisionssicher zu archivieren“, erläutert der Bremer IT-Fachmann weiter. Die GOBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – machen hier entsprechende Vorgaben. Die Bremer Fachleute der TRi – IT Service GmbH beraten zur rechtskonformen Archivierung der E-Mails, konfigurieren auf Wunsch E-Mail-Zugänge und vergeben Admin-Rechte.