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Zeit und Geld sparen bei der Planung

Geschäftsreise Bremen: Die wichtigsten Tipps

Bremer Experten

Mehr als 10 Millionen Menschen gehen in Deutschland jährlich auf Geschäftsreise. Eine solche Art des Reisens erfordert eine Menge Organisationstalent und planerische Sicherheit. Wenn etwas schiefgeht, müssen die Folgen nicht nur die Arbeitnehmer einer Firma tragen, sondern meist auch Kunden und Geschäftspartner.

2017 gab es 187,5 Millionen Geschäftsreisen aus Deutschland. Vielen dieser Dienstreisen geht eine umfangreiche Planung voraus. Eine klare Strukturierung ist daher essenziell für einen reibungslosen Ablauf.

Im Vorfeld einer Geschäftsreise sind vielfältige Fragen zu beantworten:

Hektik auf dem Flughafen
Stress während der Geschäftsreise sollte vermieden werden. Pixelio
  • Wen möchte ich treffen?
  • Wann ist ein Treffen möglich?
  • Wie weit ist die Entfernung zum Hotel?
  • Gibt es eventuell günstigere Hotels?
  • Kann ich auch andere Kunden vor Ort besuchen?

Habe ich einen Ansprechpartner bei Problemen während der Geschäftsreise?

Selbstverständlich können sich Abflugzeiten jederzeit kurzfristig ändern und die gesamte Planung durcheinanderbringen. Geschäftsreisende sind dann gut beraten, wenn sie mit einem erfahrenen Reisebüro einen kompetenten Partner an der Hand haben, der sie bei Änderungen im Reiseverlauf schnell und unkompliziert unterstützt. „Wir betreuen unsere Kunden dementsprechend mit festen Ansprechpartnern und einem 24/7 Notfallservice“, sagt Dirk Ebert vom atlantic Reisebüro Lufthansa City Center in Bremen und Bremerhaven. „Die wertvolle Zeit der eigenen Mitarbeiter, die Komplexität des Tarifdschungels, der nachgelagerte buchhalterische Prozess, etwaiger Kontakt zu Callcentern – all dies sind Faktoren, die durch eine Zusammenarbeit bei einer Geschäftsreise mit uns unkompliziert gelöst werden können“, sagt der Geschäftsleiter.

Gepäck für die Geschäftsreise: An welche kleinen Dinge sollten Sie unbedingt denken?

Nicht zu unterschätzen sind auch die eher unscheinbaren, aber doch sehr wichtigen Utensilien, die auf einem erfolgreichen Businesstrip im Gepäck dementsprechend nicht fehlen sollten:

  • Handgepäck mit vier Rädern für leichte Mobilität
  • Papier und Stift für kurze Notizen
  • Ausreichend Visitenkarten
  • Namensschild mit Firmenaufdruck
  • Antibakterielle Handcreme
  • Pfefferminzbonbons für frischen Atem
  • Alternativ-Outfit für lockere Anlässe
  • Ladegerät für Laptop und Smartphone
  • USB-Stick
Eine Geschäftsreise im Ausland.
Für die Firma unterwegs in fremden Ländern. atlantic Reisebüro

Eine Sache, an die ebenfalls gedacht werden sollte, ist eine reibungslose Kommunikationssicherheit während der Dienstreise. Eine stetige Erreichbarkeit und günstige Telefontarife sind heutzutage meist relativ einfach zu realisieren. Muss ich per E-Mail und Internet große Datenmengen mit der heimischen Firma austauschen, bedarf es aber genauer Informationen über die Möglichkeiten vor Ort im Hotel.

Eine weitere Fragestellung kann darüber hinaus die Beweglichkeit vor Ort sein. Benötige ich einen Mietwagen? Nutze ich die öffentlichen Verkehrsmittel? Erfahrung und Kompetenz schaffen in diesen Bereichen schnell einen entscheidenden Zeitgewinn. Qualifizierte Reiseberater sollten ebenfalls auf die Einreisebedingungen der jeweiligen Reiseländer hinweisen. Der Abschluss einer Reiseversicherung gehört außerdem zu einer gelungenen Geschäftsreise.

Wie finde ich den richtigen Partner für eine Geschäftsreise?

„Wichtig ist die Betrachtung der Gesamtkosten, die in Zusammenhang mit einer Geschäftsreisebuchung anfallen“, sagt Ebert. „Unsere Kunden profitieren von hervorragenden Kontakten zu Leistungsträgern sowie verhandelten Sondertarifen bei Flug, Hotel und Mietwagen“, berichtet der Reisebüroleiter aus Bremen. Vielfliegerkarten, Sitzplatzvorlieben und eventuelle Lebensmittelunverträglichkeiten werden außerdem bei der Buchung berücksichtigt. „Unsere Devise ist: Für Profis von Profis“, sagt Ebert über die Angebote für Business-Kunden.